Unsere Referenzen

Das Dezernat IV leistet das Immobilienmanagement der TU Darmstadt und ist neben der Stabsstelle „Gesamtbudget und Umweltschutz“ in die vier Referate „Sicherheit und Umweltschutz (IV A)“, „Immobilienverträge und Informationssysteme (IV B)“, „Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IV C)“ und „Immobilienverträge (IV D)“ gegliedert.
Das übergeordnete Ziel des Projekts besteht für das Dezernat IV in der Implementierung eines umfassenden und nachhaltigen Prozessmanagements in allen vier Referaten. Im Rahmen der ersten Projektphase nahm die myconsult GmbH mit jedem der genannten Referate komplexe Prozesse als Sollprozesse mit Referenzcharakter auf, dokumentierte die Prozessmodelle in Form von BPMN und erarbeitete gemeinsam mit den Wissensträgern Maßnahmen zur Verbesserung. Die Aufgabe der myconsult bestand vor allem darin, die beteiligten Mitarbeiter „on-the-job“ methodisch und inhaltlich für die Aufnahme und Optimierung von Geschäfts- und Unterstützungsprozessen zu qualifizieren. Die definierten Maßnahmen zur Prozessverbesserung bzw. Umsetzung der Sollprozesse wurden geplant und die Grundlage für die Implementierung eines Prozessmanagements gelegt.
Das Ziel der 2. Phase (Laufzeit: März 2017 – März 2018) des Projekts besteht für das Dezernat IV darin, das verfolgte Prozessmanagement umfassend und nachhaltig zu etablieren. Im Rahmen dieser entscheidenden Projektphase steht myconsult der TU Darmstadt in Form einer fachlich-methodischen Expertenbegleitung beratend und unterstützend zur Seite.

Konzeption und Durchführung einer zielgruppenspezifischen, modularisierten Schulungsreihe für die Wohnbereichs- und Pflegedienstleitungen der Johanniter Seniorenhäuser GmbH der Region Nord inklusive Beratung und Coaching der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zwischen den einzelnen Schulungsmodulen. Die Führungskräfteschulung umfasste den Wissens- und Kompetenzaufbau in den Führungsfeldern Strategie, Personalwirtschaft und -management, Controlling, Kommunikation und Gesprächsführung, Feedbackgespräche, Zielvereinbarung und Beurteilung, Moderation, Zeit- und Selbstmanagement, Arbeits- und Führungsstil sowie Teamführung und Konfliktmanagement. Hierbei stand die Vermittlung von praktischem und kontextbezogenem Wissen sowie unterstützenden Methoden im Vordergrund, um diese zielgerichtet und zeitnah in der Pflegeeinrichtung anwenden zu können. Die Anwendung der vermittelten Schulungsinhalte im Führungsalltag wurde zusätzlich unterstützt durch praktische Aufgaben zwischen den Schulungsmodulen, welche durch die Dozenten der Schulungsreihe begleitet wurden.

Die Johanniter Seniorenhäuser GmbH / Regionalzentrum Nord bietet in ihren Einrichtungen von der Kurzzeitpflege bis zum betreuten Wohnen mehrere Modelle zur Pflege und Betreuung von Senioren. In allen Einrichtungen müssen neben dem Tagesgeschäft Verwaltungsaufgaben bearbeitet werden. Die Bearbeitung dieser dezentralen Verwaltungstätigkeiten wurde bisher von jeder Einrichtung individuell organisiert.
Ziel des Projekts ist es, einheitliche Referenzprozesse für die dezentrale Verwaltungsarbeit in den Einrichtungen zu erstellen und zu dokumentieren. Diese dokumentierten Referenzprozesse sollen neben einer vergleichbaren und optimierten Verwaltungsarbeit in den Einrichtungen auch den Wissenstransfer fördern, z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Im Zuge dieses Projekts werden exemplarisch die Ist-Prozesse ausgewählter Einrichtungen analysiert, um Optimierungspotenziale und Faktoren für die Übertragbarkeit auf andere Einrichtungen zu abzuleiten.

Mit mehr als 32.000 Studierenden zählt die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU Mainz) zu den größten Universitäten Deutschlands. Unter ihrem Dach sind nahezu alle akademischen Disziplinen integriert, darunter auch die Universitätsmedizin und zwei künstlerische Hochschulen.Seit April 2012 wurde die von der Hochschule selbstentwickelte Raumverwaltungssoftware ONCO in drei Fachbereichen zur Zufriedenheit aller Beteiligten eingesetzt. Allerdings war ONCO nur auf diese drei Fachbereiche angepasst. Die anderen Fachbereiche verwalteten ihre Räume entweder ohne Softwareunterstützung oder hatten eigene IT-Lösungen entwickelt und im Einsatz, die jedoch nicht die benötigte Effizienz aufwiesen. Durch die unterschiedlichen IT-Lösungen und Vorgehen bei der Raumverwaltung bestand eine große Intransparenz. Mit Hilfe der myconsult GmbH wurden in mehreren Workshops die zukünftigen Prozesse im Bereich Raumplanung und -verwaltung an der JGU Mainz aufgenommen. Bei den Workshops war aus den Fachbereichen der JGU Mainz jeweils ein/e Vertreter/in anwesend, sodass die erarbeiteten Prozesse universitätsweit getragen werden können. Zusätzlich nahmen Vertreter des Kompetenzteams CampusNet und des Zentrums für Datenverarbeitung (ZDV) an den Treffen teil. Die Workshops wurden als „Prozesswerkstätten“ umgesetzt. Bei diesem Workshop-Format werden gemeinsam mit den Teilnehmern Prozesse analog erarbeitet (in Anlehnung an BPMN). Dies geschieht auf Flipchart-Papier, an einer Tafel oder an einem Whiteboard. Die einzelnen Prozessschritte werden mit Karten visualisiert und bearbeitet (z.B. verschoben, ergänzt oder entfernt). Auf diese Weise ist das direkte Arbeiten am Anwendungsszenario sowie die Fokussierung auf zukünftige Chancen der prozessualen Ausgestaltung möglich. Aus den erarbeiteten Prozessen wurden Anforderungen an die IT-Unterstützung abgeleitet, die kombiniert mit weiteren nicht-funktionalen und übergreifenden Anforderungen in einem Lastenheft für eine Raumverwaltungssoftware aufgenommen wurden. Bei der Formulierung der Anforderungen wurde die Satzschablone nach der Sophist Group verwendet. Durch die natürlichsprachliche, eindeutige Formulierung werden die bessere Lesbarkeit der Anforderungen und das gemeinsame Verständnis aller Prozessbeteiligten unterstützt. Die Satzschablone ist eine Art Bauplan, welche die Struktur eines Anforderungssatzes festlegt. Die Anforderungsdefinition erfolgte in Abstimmung mit dem Projektteam, um ein möglichst vollständiges Lastenheft zu erhalten.Mit Abschluss des Projekts kann die JGU Mainz bei der Implementierung der Raumverwaltungssoftware auf ein umfassendes Lastenheft zurückgreifen, dessen Anforderungen die hochschulweit getragenen Prozesse abbilden und auf dessen Basis zukünftig eine Raumverwaltungssoftware an der JGU Mainz entwickelt werden kann.

Nach der Zusammenlegung der ehemaligen BTU Cottbus und der Fachhochschule Lausitz wurden die Fakultäten der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg neu organisiert und strukturiert. Vor dem Hintergrund des Hochschulentwicklungsplans mit Horizont 2020 galt es, eine Fakultätsentwicklungsplanung für die nächsten zehn Jahre zu erarbeiten und abzustimmen.
Fakultät 6 Architektur, Bauingenieurwesen und Stadtplanung besteht aus den vier Instituten für „Architektur“, „Bau- und Kunstgeschichte“, „Bauingenieurwesen“ sowie „Stadtplanung“, die jeweils zahlreiche Fachgebiete unterhalten. Die Herausforderung für die Fakultät bestand darin, einen einvernehmlichen, abgestimmten Prozess zwischen den einzelnen Instituten zu fördern, um zu einer übergreifenden gemeinsamen Vision und Entwicklungsplanung zu gelangen.
Die myconsult GmbH unterstützte die Fakultät durch die Konzeption einer Workshopreihe zur Fakultätsentwicklung in Großgruppen und die fachgebundene Moderation des Prozesses zur Erarbeitung der gemeinsamen Vision und strategischen Ziele. Die Ergebnisse der Workshops wurden dokumentiert und Strukturen zur Information und Kommunikation von Zwischenergebnissen geschaffen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Workshops wurden zudem fachlich zur Entwicklung des Fakultätsentwicklungsplans beraten. Anfang Januar wurden der interessierten Fakultätsöffentlichkeit in großem Rahmen die Entwicklungslinien für den Fakultätsentwicklungsplan präsentiert und der Fakultätsentwicklungsplan in themengebundenen Workshops finalisiert. Nach der Ausarbeitung der Ergebnisse wird der Fakultätsentwicklungsplan im Februar 2017 veröffentlicht.

Mit der Gründung der BTU Cottbus-Senftenberg aus den beiden Vorgängereinrichtungen BTU Cottbus und HS Lausitz im Jahre 2013 wurde neben der Neuorganisation der Fakultäten und der akademischen Rahmenbedingungen eine Neuaufstellung der Zentralverwaltung inklusive aller Stabstellen notwendig. Nach der Erstellung eines umfassenden Organisations- und IT-Konzepts durch die myconsult GmbH bestand die Aufgabe im Rahmen dieses Projekts darin, die Klärung und Umsetzung abteilungsübergreifender Prozesse vor dem Hintergrund unterschiedlicher Interessenslagen aktiv zu begleiten. Schwerpunkte lagen unter anderem auf digitaler Rechnungsstellung, Antragsverfahren Drittmittel, Veranstaltungsmanagement sowie Personalmanagement.
In prozessbezogenen Arbeitsgruppen mit den Wissensträgern der unterschiedlichen Abteilungen galt es, zu einem gemeinsamen Ziel und Handlungspfad zu gelangen, um effiziente, transparente und nutzerfreundliche Prozesse zu gestalten. Die Workflows wurden an den abteilungsübergreifenden Schnittstellen optimiert und eine Umsetzung mittels der vorhandenen IT- und Dokumentenmanagementsysteme validiert. Für bestimmte Prozesse wurden Anforderungen an die künftige IT-Unterstützung definiert. Darüber hinaus wurden Maßnahmen zur Umsetzung festgelegt und projektiert. myconsult begleitete zudem aktiv erste Umsetzungsschritte in den jeweiligen Bereichen.

Konzeption eines strategischen Vorgehens in Form verschiedenartiger Workshop-Formate zur Initiierung und Durchführung eines Strategieprozesses im Dezernat IT-Services mit dem Ziel der Entwicklung eines zukünftigen Profils sowie eines Aufgaben- und Angebotsspektrums der IT-Services an der Fachhochschule Südwestfalen.

Ziel des Projekts ist die Prozessgestaltung sowie Anforderungsspezifikation in Form eines Lastenhefts und die sich anschließende Unterstützung bei der Ausschreibung und Auswahl eines integrierten Campus Management Systems. 

Methodische und fachlich-inhaltliche Beratung des Kernprojektteams bei der Einführung von HISinOne. Professionelles Projektmanagement sowohl beratend als auch ausführend innerhalb der Einführung. Unterstützung in der differenzierten Planung (Zieldefinition, Phasen-, Struktur-, Ablauf- und Terminplanung) und Überwachung (Projektcontrolling) des Projekts sowie in den Bereichen Projektmarketing und Stakeholdermanagement.

Der Kooperationsverbund aller lehrerausbildenden Universitäten in NRW hat sich zum Ziel gesetzt, ein landesweit gleichsinniges Onlineverfahren zu entwickeln und im Kooperationsverbund zu betreiben. Das Onlineverfahren unterstützt die semesterweise Verteilung der Praktikumsplätze für das Praxissemester in den Masterstudiengängen des Lehramts.

• Anforderungsspezifikation auf Basis der Prozessbeschreibung und -modellierung nach RUPP (funktionale Anforderungen)
• Anforderungsspezifikation der nicht-funktionalen Anforderungen wie beispielsweise Authentifizierung, Administration und Schnittstellen
• Ausgestaltung der grundlegenden Konzepte der zu implementierenden IT-Lösung wie z. B. Konzeption der IT-Systemarchitektur
• Konsolidierung der Anforderungen im Lastenheft

Die Webseiten der Universität Paderborn sind ein wesentlicher Teil der Außendarstellung der Hochschule und eines der wichtigsten Kommunikations-, Werbe- und Marketinginstrumente. Das Ziel des Projekts besteht in einer ganzheitlichen Überarbeitung der zentralen Webseiten der Universität. Im Mittelpunkt steht eine zielgruppenorientierte Ausrichtung der Inhalte und der Struktur der Webseiten und das Schaffen eines Informationsangebots, das inhaltlich wie strukturell auf die jeweiligen Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist. Für die Erarbeitung einer neuen Struktur unter Berücksichtigung der Interessen der zentralen Nutzergruppen der Homepage wurden nach der Projektierung Arbeitsgruppen gebildet, die aus verschiedenen Vertretern der Hochschule und Studierendenschaft bestanden. Neben der übergeordneten Projektplanung und Koordination zwischen den Arbeitsgruppen war auch die Leitung der AG Studierende und Unterstützung der AG Studieninteressierte, die im Laufe des Projekts inhaltlich zusammengeführt wurden, Bestandteil der Beratungsleistung.

Systemische Expertenberatung zur Begleitung der Organisationsveränderung/-entwicklung im Rahmen der Einführung eines integrierten Campus Management Systems an der Universität Paderborn in der Übergangsphase zum Regelbetrieb. Ergebnis war die nachhaltige Etablierung und Verbesserung der Zielprozesse und der Integration des konzipierten Rollenkonzepts in die Organisation der Hochschule.

Schwerpunkte der Beratung:

• Evaluation von Organisationsprozessen und -struktur
• Entwicklung und Durchführung von zielgruppenspezifischen Kommunikationsmaßnahmen
• Etablierung und Durchführung von Maßnahmen des Veränderungsmanagements
• Konzeption und Moderation von Workshops

Erarbeitung und Einführung einer neuen Organisationsstruktur für die COMPRION GmbH, welche die Bewältigung der aktuellen und zukünftigen unternehmerischen Herausforderungen bestmöglich unterstützt und somit maßgeblich zum weiteren betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Schwerpunkte der Beratung:

• Begleitung des Strategieentwicklungsprozesses mit Fokus auf Evaluation der Aufbaustruktur
• Neugestaltung und Umsetzung der erarbeiteten Organisationsstruktur
• Konzeption und Moderation von Workshops

Systematische Erhebung aller dem studentischen Lebenszyklus zugehörigen Prozesse an der Universität Paderborn im Rahmen des Projekts zur Einführung des Campus Management Systems CampusNet „Paderborner Assistenzsystem für Universität und Lehre (PAUL)“ der Datenlotsen. Fachgerechte Modellierung der Prozesse nach der BPM Notation. Analyse der bestehenden Prozesse hinsichtlich organisatorischer Optimierungspotenziale. Neugestaltung der Prozesse des studentischen Lebenszyklus an der Universität Paderborn unter Berücksichtigung des neu eingeführten Campus Management Systems sowie Begleitung und Evaluation von Pilotphasen im Projekt innerhalb der Prüfungsverwaltung.

Projektmanagement des hochschulweiten Projekts „Locomotion – LOw-COst Multimedia Organisation and producTION“ der Universität Paderborn zur Einführung eines ganzheitlichen IT-gestützten Studienprozesses.

Initiierung und Durchführung des Strategieentwicklungsprozesses mit den Themen:
Vision und Mission, strategische Ziele für Forschung und Lehre, Lehrstuhlmanagement und prozessorientierte Organisation.