Leistungen E-Rechnung

E-Government. Für eine moderne digitale Verwaltung.

Die Digitalisierungsstrategie der öffentlichen Verwaltung schafft die Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungstätigkeiten. Kernbestandteil der Digitalisierungsstrategie auf Bundesebene ist das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltung. Auch auf Länderebene wurden E-Government Gesetze umgesetzt, um einen Rahmen zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit in Bund und Ländern zu schaffen. Ein weiterer Fokus der Gesetze liegt auf der Digitalisierung der Prozesse sowie der Schaffung der Transparenz über den Bearbeitungsstand.

 


E-Rechnung

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Vom Konzept bis zur Ausschreibung.

Auch in Deutschland wirft die Verpflichtung zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen ihre Schatten voraus. Öffentliche Auftraggeber von der Universität oder Hochschule bis hin zum städtischen Theater müssen sich zukünftig auf die Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen einstellen. Während die Auftraggeber des Bundes bereits ab dem 27. November 2018 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu verarbeiten, gilt für die Auftraggeber der Länder und Kommunen – wie beispielsweise Kreisverwaltungen und Landratsämter oder die bereits genannten Universitäten und Hochschulen – eine erweiterte Umsetzungsfrist bis zum 18. April 2020. Allerdings haben einige Bundesländer, u.a. Berlin, eine frühzeitige Umsetzung bis zum 27. November 2019 festgelegt. Auch wenn noch viele Fragen bei der genauen Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches in den Ländern offen sind, gilt es keine Zeit zu verlieren.

Öffentliche Auftraggeber empfangen – abhängig von ihrer Größe – mehrere hundert Rechnungsbelege am Tag. Der unterschiedlich organisierte Eingang dieser Rechnungen, die sich anschließende rechtskonforme Verarbeitung innerhalb der Organisationen und ihre spätere Archivierung stellen einen erheblichen personellen und infrastrukturellen Aufwand dar.

Die Verarbeitungspflicht von eingehenden E-Rechnungen bringt nun eine Vielzahl von organisatorischen und technischen Änderungsanforderungen mit sich. Auswahl und Beschaffungen von IT-Unterstützungen, Anbindung an bestehende Fachverfahren, in Teilen fundamentale Änderungen der gewohnten Abläufe und der damit verbundene kulturelle Wandel – das sind nur einige der mit der Umsetzungspflicht einhergehenden Aufgaben, welche zu bewältigen sind. Auch wenn die Umstellung auf die E-Rechnung im öffentlichen Sektor hauptsächlich durch Vorgaben wie die EU Richtlinie RL 2014/55/EU und die bundes- und landeseigenen E-Government-Gesetzgebungen motiviert ist, verfügt die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung über ökologische Vorteile sowie enorme Potenziale in Bezug auf Kosten, Transparenz und die Digitalisierung weiterer administrativer Prozesse.

E-Akte

Elektronische Aktenführung mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen.

Die Einführung elektronischer Akten, ein Kernelement der Digitalisierungsstrategie, stellt eine der größten Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung in den nächsten Jahren dar. Daten und Informationen überall und jederzeit, ohne eine lange Suche, zur Verfügung zu stellen ist ein enormer Vorteil der elektronischen Aktenführung. Mit Hilfe der Suchfunktion innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems können grundlegende Informationen, aber auch verknüpfte Dokumente in sekundenschnelle gefunden werden.

Grundsätzlich hat auch eine E-Akte die gleichen Merkmale wie eine herkömmliche Papierakte: Sowohl in der Papierakte, wie auch in der E-Akte, werden Objekte (z.B. Dokumente) gesammelt und mit Metadaten beschrieben. Die Akte selbst hat eine bestimmte innere Strukturierung zur Sortierung der Dokumente und fügt sich gleichzeitig in eine übergreifende Struktur, den Aktenplan, ein. Ein Dokumentenmanagementsystem erlaubt einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf elektronische Akten, so dass sogar ein gleichzeitiger, dezentraler Zugriff möglich ist. Änderungen werden direkt protokolliert und Aufbewahrungs- und Löschfristen können automatisch eingehalten werden. All diese Funktionen, und noch mehr, bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. Anwendungsgebiete sind zum Beispiel elektronische Personalakten, elektronische Bewerber- und Studierendenakten oder auch elektronische Vergabeakten.

Zwar umfassen elektronische Akten dieselben Funktionen wie Papierakten, und es ist auch zukünftig möglich Dokumente geordnet und strukturiert abzulegen, zu verwalten und zu suchen, dennoch erfordert die Umstellung auf ein Dokumentenmanagemensystem auch eine Veränderung der gewohnten Arbeitsabläufe. Es ist notwendig die elektronische Akte in die bekannte Arbeitsumgebung zu integrieren und Schnittstellen zu bestehenden Systemen zu bilden. Neben der technischen Umstellung sollte ebenfalls eine Digitalisierung der (Verwaltungs-)Prozesse erfolgen. Um das volle Potential einer elektronischen Aktenführung auszuschöpfen, ist es notwendig das passende Dokumentenmanagementsystem auszuwählen und neben der technischen Umstellung ebenfalls eine Digitalisierung und Optimierung der (Verwaltungs-)Prozesse zuverfolgen.

Unser bewährtes Vorgehen für Ihren Erfolg

Wir empfehlen unsere, in einer Vielzahl von Projekten bewährte Vorgehensweise, für die Konzeption und Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagemensystems - kurz DMS. Typischerweise umfasst unser Einführungskonzept die folgenden Schritte:

 

  • Die Vorbereitung der System-Auswahl, unabhängig davon ob ein ERV-System oder DMS-System ausgewählt werden soll, beginnt mit einer Analyse der momentanen Situation beim Kunden, also bei Ihnen. Bestehende Prozesse werden gemeinsam optimiert und die zukünftigen Soll-Prozesse konzipiert.
  • Basierend auf der Konzeption des Systems erheben wir die benötigte Hard- und Softwareausstattung und erstellen eine erste Kostenschätzung für den Kunden.
  • Gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden werden die funktionalen sowie nicht-funktionalen Anforderungen an die Eingangsrechnungsverarbeitung bzw. elektronische Aktenführung ermittelt, analysiert und dokumentiert. So entstehen das Lastenheft und ein Anforderungskatalog für die spätere Ausschreibung.
  • Zusätzlich zu den leistungsbeschreibenden Dokumenten werden weitere Unterlagen für die Ausschreibung des Systems erstellt. Sofern gewünscht begleiten wir die anschließende Ausschreibung von der Wahl der Verfahrensart bis zur abschließenden Auftragsvergabe an den Anbieter.

Wir halten Sie auf dem Laufenden. Kommen Sie mit uns ins Gespräch.

Mit der myconsult Wissenswerkstatt „E-Rechnung“ haben wir erstmalig ein Format entwickelt, um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, sich gemeinsam mit uns über die Herausforderung „E-Rechnung“ auszutauschen.

Möchten Sie weitere Informationen erhalten oder über weitere Veranstaltungen zum Thema "E-Rechnung" informiert werden? Rufen Sie uns an +49 5258 93777-0, schreiben Sie uns eine E-Mail info@myconsult.de oder besuchen Sie unseren Blog.

Aktuelles

myconsult ist dabei: TEDx Kassel

myconsult unterstützt als Partner die erste TEDx Kassel am 1. September 2019 im Staatstheater in Kassel. mehr

Ausbildungsstart 2019: Herzlich Willkommen im Team!

Markus German beginnt seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung bei myconsult mehr

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