Leistungen E-Rechnung

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Vom Konzept bis zur Ausschreibung.

Auch in Deutschland wirft die Verpflichtung zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen ihre Schatten voraus. Öffentliche Auftraggeber von der Universität oder Hochschule bis hin zum städtischen Theater müssen sich zukünftig auf die Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen einstellen. Während die Auftraggeber des Bundes bereits ab dem 27. November 2018 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu verarbeiten, gilt für die Auftraggeber der Länder und Kommunen – wie beispielsweise Kreisverwaltungen und Landratsämter oder die bereits genannten Universitäten und Hochschulen – eine erweiterte Umsetzungsfrist bis zum 18. April 2020. Auch wenn noch viele Fragen bei der genauen Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches in den Ländern offen sind, gilt es keine Zeit zu verlieren.

 


Auf dem Weg zu einer digitalen Organisation

Öffentliche Auftraggeber empfangen – abhängig von ihrer Größe – mehrere hundert Rechnungsbelege am Tag. Der unterschiedlich organisierte Eingang dieser Rechnungen, die sich anschließende rechtskonforme Verarbeitung innerhalb der Organisationen und ihre spätere Archivierung stellen einen erheblichen personellen und infrastrukturellen Aufwand dar. Die Verarbeitungspflicht von eingehenden E-Rechnungen bringt nun eine Vielzahl von organisatorischen und technischen Änderungsanforderungen mit sich. Auswahl und Beschaffungen von IT-Unterstützungen, Anbindung an bestehende Fachverfahren, in Teilen fundamentale Änderungen der gewohnten Abläufe und der damit verbundene kulturelle Wandel – das sind nur einige der mit der Umsetzungspflicht einhergehenden Aufgaben, welche zu bewältigen sind. Auch wenn die Umstellung auf die E-Rechnung im öffentlichen Sektor hauptsächlich durch Vorgaben wie die EU Richtlinie RL 2014/55/EU und die bundes- und landeseigenen E-Government-Gesetzgebungen motiviert ist, verfügt die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung über ökologische Vorteile sowie enorme Potenziale in Bezug auf Kosten, Transparenz und die Digitalisierung weiterer administrativer Prozesse.

Unser bewährtes Vorgehen für Ihren Erfolg

Für die Konzeption und Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung – oder kurz ERV - empfehlen wir unsere in einer Vielzahl von Projekten bewährte Vorgehensweise, die typischerweise folgende Schritte umfasst:

  • Die Vorbereitung der ERV-Auswahl beginnt mit einer Analyse der momentanen Situation der Eingangsrechnungsverarbeitung beim Kunden. Bestehende Prozesse werden gemeinsam optimiert und die zukünftige Eingangsrechnungsverarbeitung konzipiert.
  • Basierend auf der Konzeption des Systems erheben wir die benötigte Hard- und Softwareausstattung und erstellen eine erste Kostenschätzung für den Kunden.
  • Gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden werden die funktionalen sowie nicht-funktionalen Anforderungen an die Eingangsrechnungsverarbeitung ermittelt, analysiert und dokumentiert. So entstehen das Lastenheft und ein Anforderungskatalog für die spätere Ausschreibung.
  • Zusätzlich zu den leistungsbeschreibenden Dokumenten werden weitere Unterlagen für die Ausschreibung des Systems erstellt. Sofern gewünscht begleiten wir die anschließende Ausschreibung von der Wahl der Verfahrensart bis zur abschließenden Auftragsvergabe an den Anbieter.
Prozess Eingangsrechnungsverarbeitung

Mit der myconsult Wissenswerkstatt „E-Rechnung“ haben wir erstmalig ein Format entwickelt, um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, sich gemeinsam mit uns über die Herausforderung „E-Rechnung“ auszutauschen.

Möchten Sie weitere Informationen erhalten oder über weitere Veranstaltungen zum Thema "E-Rechnung" informiert werden? Rufen Sie uns an +49 5258 93777-0, schreiben Sie uns eine E-Mail info@myconsult.de oder besuchen Sie unseren Blog.

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